9 правил электронной переписки от главы Google

[1way_to_english]

1. Отвечать быстро. На одних людей можно надеяться: они быстро отвечают на письма. А другие - нет. Стремитесь быть одним из первых. Большинство самых блестящих, и самых занятых, профессионалов быстро реагируют на письма, причем на любые письма, а не только от нескольких избранных. Это задает позитивную обратную связь: ваши коллеги будут более охотно подключать вас к важным дискуссиям и решениям, и подобная быстрая реакция подкрепляет "плоскую", меритократическую культуру в компании. Ответы могут быть короткими. Наш любимый — "ясно". И когда вы уверены в своей способности отвечать быстро, вы можете также рассказать людям, что именно означает отсутствие ответа. В нашем случае это обычно "ясно, продолжайте". А вот у большинства людей отсутствие ответа означает: "У меня полно всего, и я не знаю, когда я доберусь до вашего письма (доберусь ли вообще?), так что если вам нужна обратная связь, поболтайтесь еще в этой пустоте. И еще вы мне не нравитесь".

2. В email важно каждое слово, а бессмысленная проза не нужна. Выражайтесь четко, ясно обозначайте проблемы. Это требует обычно больше времени. Приходится писать черновик, затем пройтись по нему и удалить все лишние слова. В большинстве писем полно моментов, которые люди пропускают.

3. Постоянно очищайте папку "Входящие". Сколько времени вы проводите, разглядывая свой ящик и пытаясь понять, на какое письмо ответить сначала? Сколько времени вы проводите, открывая и читая письма, которые вы уже читали, но на которые не стали сразу отвечать? Все это время уходит впустую.

Когда вы открываете новое письмо, есть несколько вариантов: прочесть немного и понять, что читать дальше не стоит; прочесть и сразу отреагировать; прочесть и отреагировать позже; прочесть позже. Сразу сделайте выбор, но лучше из двух первых вариантов. Если вы прочли письмо и знаете, что надо сделать, сразу сделайте это. Иначе вы обрекаете себя на перечитывание.

Если вы делаете все это правильно, ваш почтовый ящик превращается в список самых сложных вопросов, тем, которые требуют размышления (помечайте их "к исполнению" или звездочкой), плюс немного несрочных писем на прочтение потом). Чтобы все письма не переплывали в папку "к исполнению", нужно каждый день расправляться со всем, что попадает туда. Это хорошее занятие на вечер. Надо стараться свести список к нулю или, по крайней мере, не более чем до пяти пунктов.

4. Сначала читайте последние письма. Порой о чем-то более старом позаботится кто-то еще...

5. Помните, вы - маршрутизатор. Получив письмо с полезной информацией, подумайте, кому еще она может быть полезна. В конце дня мысленно пробегитесь по полученным письмам и спросите себя: "Что мне следовало бы переслать кому-то?"

6. Осторожнее со скрытыми копиями! Обычно это означает, что вы пытаетесь что-то скрыть, а это вредно и в прозрачной корпоративной культуре может быть рискованно. Ставьте человека в копию явно или не ставьте вовсе. Единственный случай, когда это может пригодиться — если вы кого-то удаляете из переписки. Нажимая «ответить всем» в длинной переписке, перенесите людей, которым это больше не важно, в поле bcc, и обозначьте это прямо в тексте письма. Им будет приятно.

7. Не кричите. Если чувствуете нужду покричать, сделайте это лично. В электронном виде это СЛИШКОМ ПРОСТО.

8. Упростите себе отслеживание писем. Когда вы посылаете кому-то письмо с заданием, которое хотите отследить, поставьте себя в копию, а потом пометьте это письмо. Тогда будет легко найти и проверить дела, которые еще не сделаны. Просто перешлите изначальное письмо с вопросом: "Уже сделано?"

9. Помогите себе в будущем с поиском. Если вы получаете письмо, которое, возможно, надо будет вспомнить потом, перешлите его себе с несколькими ключевыми словами, описывающими его. Спросите себя: "Как я буду искать это письмо потом?" Это удобно не только для писем, но и для ценных документов. Джонатан сканирует семейные паспорта, водительские права и страховки и отправляет их себе письмом с ключевыми словами. Если во время поездки что-то из них потеряется, копию легко найти в почте. (с) из книги "How Google Works" от председателя совета директоров Google, бывшего CEO компании Эрика Шмидта и бывшего вице-президента по продуктам Джонатана Розенберга, источник

 * 5 ошибок тех, кто ставит себе цели на год * Клинический психолог: Почему 30 — это не новые 20
* Про способности к языкам вообще + два 30-сек. теста * 9 советов, как правильно говорить НЕТ
* Организация тэгов в бумажном блокноте - от японцев * Чем определяется везение, аkа удача

Comments

[eto-shef.livejournal.com]

Ещё бы к этим пунктам я добавил "всегда указывать тему письма". Даже для самых незначительных уведомлений или пересылки, например, ссылок. И даже через полгода-год это письмо можно будет найти. А то часто от знакомых, даже по работе, получаешь письма без темы. Прочитал, а потом повторно перелистываешь кучу писем, дабы найти

[1way-to-english.livejournal.com]

спасибо за ценное дополнение.
согласен с вами.

[cosmonova76.livejournal.com]

Да, это точно в тему, всегда так делаю. Вы в гугль не пробовали своё резюме посылать?

[egor-trubnikov.livejournal.com]

совершенно верно! это очень облегчает жизнь

[sasha-volk-off.livejournal.com]

После того, как я выяснил, что меня читают из
Сочи, во время пребывания там Путина, мне тут же
сломали карту и счетчик посещений. На воре и шапка
горит, как говорится..

[1way-to-english.livejournal.com]

як не з'им, то понадкусую, -
принцип работы мудаков всех наций.

Я очень был удивлен немецкой автокомпанией .

[andrey shelomencev (from livejournal.com)]

Очень, когда автокомпания в ответ , писала весь ответ в теме . Я оценил это, так как ответ сразу можно прочитать . А поиск без темы в почте Gmail всё равно по ключевым словам простой .

[livejournal.livejournal.com]

Здравствуйте! Ваша запись попала в топ-25 популярных записей LiveJournal для Украины. Подробнее о рейтинге читайте в Справке (https://www.dreamwidth.org/support/faqbrowse?faqid=303).

[zamus-olka.livejournal.com]

Спрашиваю как-то у коллеги, которому планирую прислать мейл - как часто Вы проверяете почту? Ответ - часто, иногда даже раз в неделю!))) Сама отношусь к пункту №1 - почту получаю на телефон (если ноут не под рукой), отвечаю сразу же)

[1way-to-english.livejournal.com]

я по-разному, в 50% сразу,
в 50% думаю над формулировкой, потому что
"не будет второго шанса произвести благоприятное первое впечатление".

[alexmaksimov.livejournal.com]

Толково.

[karatunov.livejournal.com]

Ужас! В гугл отсутствует автоматизация процессов! Следить за делами по почте??? Это же прошлый век!

[karatunov.livejournal.com]

Кстати, я вам письмо с предложением писал, а ответа не дождался... (((

[1way-to-english.livejournal.com]

раз не ответил, значит, не посчитал нужным, извините.
мне чего только ни пишут,
вплоть до предложения кому-то дать деньги для открытия
моего магазина продажи одежды.

слать рассылкой тысячам людей
и ждать индивидуального ответа. О_о

[karatunov.livejournal.com]

не ... Я только вам написал. Речь шла о самостоятельности в изучении любых предметов. Возможно, я не туда написал ...

[1way-to-english.livejournal.com]

задайте вопрос ещё раз,
мне интересно)
я не помню его.

[karatunov.livejournal.com]

Я занимаюсь самостоятельностью и ответственностью детей. Дети учатся совсем без учителей - хочу предложить вам сотрудничество. https://www.facebook.com/permalink.php?story_fbid=10203598407173147&id=1004718588

Пункт 9 неправильно истолкован .

[andrey shelomencev (from livejournal.com)]

В целом советы, все правильные, но пункт 9 быстрее всего говорит о том, что бы ответить не потом , а уже завтра , так будет соблюдена концепция пункта 1 и 3.

Я так поступаю, когда не могу ответить сегодня по причине оценки ответа . Пересылаю себе письмо и отвечаю завтра ( хотя можно отметить, как непрочитанное ), В другом случае ставлю ярлык "Задачи", "На контроль" .

При том сегодня почта Google, позволяет создавать мероприятия в календаре по письму .

Наверное давно книга писалась , а издали недавно .

[1way-to-english.livejournal.com]

спасибо ваше за дополнение.

[livejournal.livejournal.com]

Здравствуйте!
Ваша запись попала в топ-25 популярных записей LiveJournal. Подробнее о рейтинге читайте в Справке (https://www.dreamwidth.org/support/faqbrowse?faqid=303).

[boltun.livejournal.com]

"Это удобно не только для писем, но и для ценных документов. Джонатан сканирует семейные паспорта, водительские права и страховки и отправляет их себе письмом с ключевыми словами. Если во время поездки что-то из них потеряется, копию легко найти в почте."


это ещё очень удобно третьим лицам, для получения личной информацией о человеке ...

[1way-to-english.livejournal.com]

согласен. но он же разбирается в степенях защиты
и возможных рисках. а я - нет, потомоу и не делаю так.

Да я сам себе пишу .

[andrey shelomencev (from livejournal.com)]

1. Gmail работает только по https, т.е. передача в зашифрованном виде.
2. Если к почте имеют третьи лица, то на странице Gmail можно посмотреть активность по по ящику по IP. Далее закрыть все сеансы и в случае подозрения сменить пароль.
3. Если входить на почту с общественного компьютера, то необходимо включить заранее двойную аутентификацию .

[elijahfox.livejournal.com]

Спасибо за бесполезную информацию!

[1way-to-english.livejournal.com]

приходите ещё ;)

[elijahfox.livejournal.com]

Обязательно!

9 правил электронной переписки от главы Google

[livejournal.livejournal.com]

Пользователь yostrov сослался на вашу запись в своей записи «9 правил электронной переписки от главы Google (http://yostrov.livejournal.com/174294.html)» в контексте: [...] Оригинал взят у в 9 правил электронной переписки от главы Google [...]

[chumachechiylui.livejournal.com]

хм, интересно

не на все письма нужно отвечать

[yappi-82.livejournal.com]

а следить за тем,чтобы папка входящие была пустая - отличный способ заработать невроз.

[igorefon.livejournal.com]

хренабора!

[passerbyp.livejournal.com]

Я ненавижу мыло. Тот, кто это придумал дебил и еще к тому же придумывает правила. Можно ничего не делать и только читать бесполезные письма и раскладывать их по папочкам!

А сколько дебилов отправляют письма по адресам где подписаны тысячи людей? Сколько раз я наблюдал когда один больной своим идиотским письмом начинал раздражать сотни других идиотов которые ему отвечали?

E-mail must die!

[1way-to-english.livejournal.com]

я знал одного человека, который ненавидел топоры -
столько пальцев было ими поранено.

[passerbyp.livejournal.com]

Ваш знакомый просто стриг себе ногти топором и не знал что можно пойти и сделать себе маникюр. Про педикюр я вообще молчу…

Вообще я говорил о своей неприязни к мылу не для того чтобы просто по старчески побрюзжать. Отнюдь, дело в том что мыло как инструмент общения устарел и очень неудобен в 21-ом веке…

Например, ну не хочу я чтобы кто-то люстрировал мои письма без моего ведома, ну не хочу чтобы мои письма были использованы против меня в судебных разбирательствах… Не хочу!

Мне нужны совсем другие формы общения, где я буду чувствовать себя намного комфортнее, чем я чувствую себя сейчас когда мой почтовый ящик загружен сотнями бесполезных писем, а про СПАМ я вообще молчу!

[menboshininred.livejournal.com]

У меня пост интересней в тему

UA : Полезное : Лучшие посты за неделю

[livejournal.livejournal.com]

Пользователь ljrobot сослался на вашу запись в своей записи «UA : Полезное : Лучшие посты за неделю (http://ljrobot.livejournal.com/486897.html)» в контексте: [...] 9 правил электронной переписки от главы Google [...]

Ого, 8 часов!

[livejournal.livejournal.com]

Пользователь irsenas сослался на вашу запись в своей записи «Ого, 8 часов! (http://irsenas.livejournal.com/440294.html)» в контексте: [...] 9 правил электронной переписки от главы Google [...]